Plantillas
Índice
2 Cómo generar documentos desde plantilla
3 Cómo generar anexos desde plantilla
4 Plantillas con etiquetas de sustitución
Qué son las plantillas
Las plantillas son documentos "tipo" sobre los que se trabaja cuando los documento son muy similares entre sí (Contratos, ofertas, proyectos) y a la hora de redactarlos sólo hay que cambiar algunos datos.
R2 Docuo permite asociar una o varias plantillas a las categorías, las plantillas se puede usar en el documento principal o en los anexos. También existe la opción de tener plantillas específicas para el documento principal o para los anexos. En función de la configuración de la categoría al generar desde plantilla aparecerá una opción u otra.
Cómo generar documentos desde plantilla
Desde los detalles de los documentos que pertenezcan a una categoría con plantilla asociada se puede generar un documento desde plantilla.
Para generar un documento desde plantilla hay que abrir los detalles del documento y pulsar "Generar desde plantilla".
El botón "Generar desde plantilla" aparece cuando no hay documento en el campo "documento principal".
En el caso de las categorías que tienen más de una plantilla al generar el documento pregunta que plantilla se va a usar. Abriendo el desplegable se selecciona aparecen todas las plantillas disponibles.
En el campo documento principal aparece el progreso de creación del documento. Mientras el documento se está generando es posible seguir trabajando en R2 Docuo.
Una vez se ha terminado de generar la plantilla el documento estará disponible para el resto de usuarios.
Cómo generar anexos desde plantilla
Cuando una categoría tiene plantilla asociada para usar en los anexos, en la pestaña anexos de los detalles aparece el botón "Generar desde plantilla".
Al igual que sucede con las plantillas del documento principal al pulsar "Generar desde plantilla" se genera un documento copiando los datos de la plantilla.
Plantillas con etiquetas de sustitución
Una etiqueta de sustitución es un código que va unido a cada metadato y permite reemplazar el valor del metadato en los documentos de Microsoft Office.
Las etiquetas de sustitución las configura la persona encargada de administrar la categoría por lo que para el usuario final no son visibles. El usuario final solo verá que al generar un documento desde plantilla el documento coge los valores de los campos y los reemplaza en el documento como se puede ver en la imagen de ejemplo.
Cómo modificar los valores de las etiquetas de sustitución en las plantillas
Una vez se ha generado el documento los valores del documento no se modifican aunque cambie el valor de los metadatos en la ventana de detalles.
Para modificar estos valores es necesario reemplazar las etiquetas del documento con la opción "Reemplaza etiquetas" del botón llave inglesa que aparece en la parte superior derecha de la ventana de detalles.
Al reemplazar las etiquetas el documento se modifica y toma los nuevos valores de los campos personalizados. A la derecha del documento aparece el progreso del reemplazo de etiquetas. Al finalizar el reemplazo de etiquetas el documento tendrá los nuevos valores de los campos personalizados.
Modificar los valores de las etiquetas de sustitución en los anexos
Desde la pestaña anexos de la ventana de detalles al seleccionar el documento en la barra de botones aparece "Reemplazar etiquetas".
Al reemplazar las etiquetas el documento se modifica y toma los nuevos valores de los campos personalizados.
